KVKK Aydınlatma Metni

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU 

("KVKK") UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA

 AYDINLATMA METNİ

Kişisel verilerin korunması Şirketimiz için büyük önem arz eden bir konudur. Şirketimiz  bugüne kadar hizmet verdiği alanın hassasiyeti gereğince tüm veri sahiplerinden (kişisel verileri işlenen gerçek kişi/ilgili kişi) elde ettiği kişisel verileri gizli tutmuş ve hiçbir zaman hukuka aykırı olarak üçüncü kişilerle paylaşmamıştır. Şirketimiz herhangi bir yasal düzenleme olmadan önce de kişisel verilerin gizliliğini bir çalışma ilkesi olarak benimsemiş ve çalışanlarına da bu ilke doğrultusunda çalışma talimatları vermiştir.

Şirket, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uyum sağlanması için Kanun’un öngördüğü bütün ilkeleri benimsemekte, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili üzerine düşen yükümlülüklerini yerine getirmektedir. Bu kapsamda düzenlenen işbu KVK Politikası, kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin erişimine sunulmaktadır.

 

Bu KVK Politikası, kişisel verilerin şirketimiz tarafından toplanması, kullanımı, paylaşımı, muhafaza edilmesi ve korunması konularını ve bunlar ile ilgili veri sahiplerinin haklarını açıklamaktadır. Bu KVK Politikası;

·         Çalışanların,

·         Çalışan adaylarının,

·         Şirket hissedarlarının,

·         Şirket yetkililerinin,

·         Ziyaretçilerin,

·         İşbirliği içinde olunan kurumların çalışanlarının,

·         Şirketin sunduğu her tür uygulama ve hizmete erişenlerin ve

·         Üçüncü kişilerin Kanun kapsamındaki kişisel verileri için uygulanmaktadır. Veri sahiplerinden açık rızaları elde edilerek ya da Kanun’da sayılan diğer hukuka uygunluk halleri kapsamında toplanan kişisel veriler, şirketimizin hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, hizmetlerinin gereği gibi sunulması, sunulan hizmetlerin kalitesinin arttırılması ve kalite politikasının iyileştirilmesi ve işbu KVK Politikası’nda belirtilen diğer amaçlarla işlenmektedir. 

2.1. Kişisel Verilerin İşlenmesi İle İlgili Genel İlkeler

Şirketimiz kişisel veri işleme faaliyetlerini gerçekleştirirken Kanun’un 4. maddesinde sıralanan ilkelere riayet etmektedir.

·         Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Şirketimiz veri sahibinden ya da üçüncü kişilerden elde ettiği kişisel verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesi ile işlenmesine önem verir. Bu çerçevede Şirketimiz kişisel veri aktardığı üçüncü taraflara kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli uyarı ve bildirimleri yapar.

·         Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Şirketimiz tüzel kişiliği bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunların kendisine iletildiği durumlarda güncellemeye önem verir. Şirketimiz; müşteriler ya da Şirket ile temas kuran üçüncü kişilerin beyan ettiği kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği hususunda üzerine düşen makul özen ve dikkati göstermektedir.

·         Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Şirketimiz meşru ve hukuka uygun olan veri işleme amaçlarını, kişisel veri işleme faaliyetine başlamadan önce belirli ve açık bir biçimde ortaya koymaktadır. Bu şekilde belirlenmiş amaçlar dışında kişisel veriler işlenmemektedir.

·         İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Şirketimiz kişisel veri işleme faaliyetlerini yalnızca işlenme amacı ile sınırlı olarak gerçekleştirmektedir. Belirlenen amaçla ilgili olmayan kişisel veriler Şirketimiz tarafından işlenmez.

·         İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Şirketimiz kişisel verileri mevzuatın öngördüğü veya işlenme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. Buna karşın mevzuatın öngördüğü süre sona erdiğinde yahut işlenme amaçlarının tamamı ortadan kalktığında kişisel verileri siler, yok eder ya da anonimleştirir.

Söz konusu ilkeler; Şirketimiz ‘in kişisel verileri açık rızaya dayanarak veya Kanun’da öngörülen diğer veri işleme şartlarına uygun bir şekilde işlemiş olup olmadığına bakılmaksızın uygulanır. Bu noktada Şirketimiz kişisel verileri veri işleme şartlarına ve genel ilkelere uygun şekilde işlemekte olup aydınlatma yükümlülüğünü de yerine getirmektedir.

2.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirketimiz; kişisel verileri açık rıza ile yahut diğer veri işleme şartlarına uygun olarak sayılan hallerde işlemektedir:

·         Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

·         Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

·         Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

·         Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

·         İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

·         Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

·         İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

Kanun’a göre kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

Şirketimiz özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, Kanun ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen ilave önlemleri alır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kanun’un 6. maddesinde sıralanan veri işleme şartlarına ve sağlık verileri bakımından 20 Ekim 2016 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik hükümlerine riayet edilmektedir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenmektedir:

·         Veri sahibinin açık rızasının bulunması

·         Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin kanunlarda öngörülmesi.

·         Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler tarafından işlenmesi.

2.3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Şirketimiz; çalışan adaylarının, çalışanlarının, müşterilerinin ve Şirket hissedarlarının / yetkililerinin, ziyaretçilerinin ve diğer kişilerin kişisel verilerini Kanun’un 5. ve 6. maddesinde yer alan hukuki sebeplere dayalı olarak işlemektedir. Kişisel verilerin işlenme amaçları, ilgili veri sahibi kategorisine göre aşağıdaki şekilde farklılık arz etmektedir.

Çalışan Adayı Verileri: Şirketimiz insan kaynakları politika ve prosedürlerine uygun olarak, çalışan adaylarının Şirket’e iş başvurusunda bulunarak paylaştığı ya da Şirketimiz ’in online istihdam platformlarından elde ettiği kişisel verileri adayın pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesi, mülakat süreçlerinin yürütülmesi ve süreci olumsuz sonuçlanan adayların ileride ortaya çıkabilecek pozisyonlar için tekrar değerlendirilebilmesi amaçlarıyla işler. Şirketimiz çalışan adaylarından işe başvuru aşamasında herhangi bir özel nitelikli kişisel veri talep etmemektedir. Buna rağmen çalışan adayının açık rızası ile özel nitelikli kişisel verilerini paylaştığı durumlarda, ilgili veriler gerekli ise ilave tedbirler alınarak saklanır; aksi halde imha edilir.

Çalışan Verileri: Şirketimiz çalışanlarının kişisel verileri, İş Kanunu m. 75’den doğan işverenin özlük dosyası hazırlama ve saklama; iş sözleşmesinden doğan hakların tesisi ve borçların yerine getirilmesi, Şirketimiz insan kaynakları politikalarının uygulanması ve geliştirilmesi, iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması, yan hak ve menfaatlerin planlanması ve icrası, İş Kanunu’ndan doğan denetim yetkisinin kullanılması ve işyeri disiplinin sağlanması, Şirket’in fiziki, hukuki ve ticari güvenliğinin temini ile Şirket’in ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amaçlarıyla işlenmektedir. 

Müşteri/Kullanıcı Verileri: Şirketimiz ‘in ana faaliyet alanı, platformunda yer alan konaklama tesislerinde müşterileri tarafından yapılacak rezervasyonlara aracılık etmektir. Müşteri verilerinin temel işlenme amacı bu hizmetin gereği gibi sunulmasıdır.

Bu kapsamda; rezervasyon işlemlerinin tamamlanması ve yönetilmesi, web sitesi ve mobil uygulamanın geliştirilerek müşterilere daha kolay ve kaliteli bir hizmet sunulması, talep ve şikayet yönetimi, muhtemel ve/veya mevcut uyuşmazlıkların çözümü, Şirketimiz in hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi kapsamında çevrimiçi kullanıcı verilerinin işlenmesi ve saklanması, pazarlama, profilleme ve reklam faaliyetlerinin yürütülmesi, Şirketimiz’in ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amaçlarıyla müşteri kişisel verileri işlenmektedir. 

Şirketimiz bina ve tesislerini ziyaret eden kişilerin kişisel verileri, Şirket fiziki güvenliğinin sağlanması amacıyla güvenlik kameraları vasıtasıyla kaydedilir. Kaydedilen görüntüler şifreli olarak güvenli ortamlarda saklanmakta ve 30 gün sonunda imha edilmektedir. Şirketimiz herhangi bir uyuşmazlık halinde ilgili kişisel verileri işleyebilir ve yasal merciler ile paylaşabilir. 

Şirketimiz yukarıdaki kategorilerde yer alan veri sahipleri ile tedarikçi, hissedar ve diğer üçüncü kişilerin kişisel verilerini; kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası, iş ortakları veya tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi, olağan şirket faaliyetlerinin sürdürülmesi, finansal raporlama ve risk yönetimi işlemlerinin icrası/takibi, Şirket hukuk işlerinin icrası/takibi, kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, kurumsal yönetim faaliyetlerinin icrası, şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Şirket itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi, yatırımcı ilişkilerinin yönetilmesi, yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi, Şirket’in ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, idari ve adli makamlardan gelen bilgi taleplerinin cevaplandırılması, hukuki süreçler ve mevzuata uyum sağlanması, bilgi ve işlem güvenliği sağlanması ve kötü amaçlı kullanımın önlenmesi gibi amaçlarla işleyebilmektedir. 
Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen veri işleme faaliyetinin, Kanun kapsamında öngörülen sair veri işleme şartlarından herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili veri işleme sürecine ilişkin olarak Şirketimiz tarafından veri sahibinden açık rıza temin edilmektedir.

2.4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Şirketimiz kişisel verileri Sözleşmeler, dijital ortam, telefon, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu KVK Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır. Söz konusu kişisel veriler, temel olarak işbu KVK Politikası kapsamında sözleşmenin kurulması ve veri sahiplerine hizmet sağlanması amacıyla işlenmektedir.

Bu kapsamda Şirketimiz hizmetlerinden faydalanıldığında, Şirketimiz ile hukuki bir ilişki kurulduğunda veya hizmetler ile ilgili olarak Şirketimiz ile (e-posta , telefon vb yollarla) iletişime geçildiğinde, kişisel veriler elde edilmektedir. 

Şirketimiz kullanıcıları/müşterileri tarafından bir başkasının kişisel verilerinin paylaşılması halinde, veri sahibinin kişisel verilerinin Şirketimiz ile paylaşıldığı konusunda bilgilendirmesi ve gerekli hallerde rızasının alınmasının sorumluluğu ilgili kullanıcıya/müşteriye aittir.

Şirketimiz gerek iş ortakları gerekse çözüm ortaklarından kişisel veri elde ederken hukuka uygun davranmayı ilke edinir. İş ortakları ve çözüm ortaklarından veri gizliliği taahhüdü ile ve ancak hizmetin gerektirdiği kadar veri toplanmakta ve bu noktada veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin tedbirler alınmaktadır.

2.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Şirketimiz kişisel verileri yalnızca işbu KVK Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere aktarmaktadır. Bu kapsamda Şirket, topladığı kişisel verileri aşağıda belirtilen kişi ve kurumlara belirli amaçlarla aktarabilecektir: 

·         İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak Şirket’in iş ortaklarına,

·         Şirket’in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirket’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirket’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak Şirket’in tedarikçilerine,

·         Şirket’in müşterilerine,

·         Şirket’in çözüm ortaklarına,

Şirketimiz’in kişisel verileri paylaşmasının amacı, hizmetlere erişim sağlamak, yasal yükümlülüklere uymak, veri sahibi ile akdetmiş olduğu sözleşmenin uygulanmasını sağlamak, alış ve satış işlemlerini gerçekleştirmek veya hizmetler ile ilgili hileli veya yasadışı faaliyetleri engellemek ve tespit etmektir.

 

Şirketimiz veri paylaşım faaliyetlerinde hukuka uygun davranmayı ilke edinir. Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler ile ancak hizmetin gerektirdiği ölçüde veri paylaşılmaktadır. Bu taraflar mutlaka veri güvenliğine ilişkin tedbirleri almaya zorlanmaktadır. 

Şirketimiz; müşteri memnuniyetinin ve bağlılığının artırılması amacıyla, müşteriye ait anonim verileri pazar araştırması yapacak şirketlerle paylaşılabilecektir.

Yukarıda belirtilen yurt içi aktarıma konu kişisel veriler, veri güvenliğini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; veri aktarım sözleşmelerde yer verilen hükümler sayesinde hukuki açıdan da korunmaktadır.

Şirketimiz işlediği kişisel verileri; yasalar karşısındaki yükümlülüğünü ifa etmek amacıyla (suçla mücadele, devlet ve kamu güvenliğinin tehdidi ve benzeri ancak bununla sınırlı olmamak üzere Şirket’in yasal veya idari olarak bildirim veya bilgi verme yükümlülüğünün mevcut olduğu durumlarda) yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşabilecektir.

2.6. Kişisel Verilerin Saklanması Ve İmhası

Kanun uyarınca kişisel veriler, doğru ve güncel tutulmakta, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu süre her kişisel veri kategorisi için ayrı olarak belirlenmekte olup bu sürenin geçmesinden sonra ise ilgili kişisel veriler Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca belirlenen periyodik imha sürelerinin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini; kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini; kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

Bu kapsamda Şirketimiz gerekli periyodik imha sürelerini belirlemiş ve veri imha politikası oluşturmuştur. Şirket kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.

Veri sahibi, Şirketimiz’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde Şirketimiz;

a.    Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sahibinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve veri sahibine bilgi verir.

b.    Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu durumu ilgili üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

c.